ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓)
ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS) เป็นฐานข้อมูลที่องค์การใช้เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานของตน (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑) โดยเป็นบัญชีรายชื่อพนักงาน และทักษะและขีดความสามารถของพนักงานในองค์การ HRIS ควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานขององค์การ โดยต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า ซึ่งแนวความคิดนี้ต้องปรากฏในการออกแบบระบบและการใช้ โดยระบบที่ครอบคลุมจะสามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ผลกำไร การขาดงานและวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น ระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน นอกจากนี้ ระบบที่ติดตามทักษะและประสบการณ์ของพนักงานทุกคน จะสามารถเฝ้าติดตามและประเมินการพัฒนาการบริหารได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยฝ่ายบริหารในการคาดการณ์ถึงความสำเร็จในสายอาชีพ การตัดสินใจวางแผนที่มีประสิทธิผล และการกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็นโดยเหมาะสมกับเวลา ฐานข้อมูลการพัฒนาการบริหารมีประโยชน์อย่างยิ่งในยุค “การปรับองค์การ” สิ่งที่จำเป็นต้องมีคือข้อมูลจำนวนมากของกำลังคนที่มีเพื่อพิจารณาว่าทักษะใดที่จะเหมาะสมกับโครงสร้างใหม่หรือที่ปรับ ซึ่งระบบอัตโนมัติจะจัดข้อมูลเหล่านี้ให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นหาได้ด้วยปลายนิ้วมือ ช่วยให้สามารถเลือกบุคคลได้ตรงกับงานโดยเหมาะสมกับระยะเวลา
ระบบนี้จะช่วยสนับสนุนในการเลือกสรรบุคลากร จัดการรักษาระเบียบข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์ และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน (Laudon & Laudon ๒๕๔๕) ทั้งนี้ เกิดจาก “การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ” ซึ่ง หมายถึง วิธีการดำเนินกิจกรรมภายในองค์การและวิธีการบริหารงานที่แตกต่างไปจากเดิมไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างเส้นทางบริหารที่สั้นลง การกระจายอำนาจไปสู่ส่วนต่าง ๆ ความอ่อนตัวในการปฏิบัติงาน การกระจายที่ตั้งสำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ต่ำลง การให้อำนาจแก่ส่วนต่าง ๆ การทำงานร่วมกันภายในและระหว่างองค์การ และการเกิดขึ้นขององค์การดิจิตอลซึ่งประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ทางดิจิตอลกับลูกค้า (หน่วยเหนือ หน่วยรอง ผู้บังคับบัญชา กำลังพล) บริษัทคู่ค้า (ส่วนราชการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง) และเจ้าหน้าที่ในสายงานกำลังพล กระบวนการทางสายงานที่ทำงานด้วยระบบดิจิตอล การบริหารจัดการงบประมาณและกำลังพลขององค์การด้วยระบบดิจิตอล และการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อม โดยองค์การดิจิตอลแตกต่างจากองค์การแบบเก่าตรงที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอย่างกว้างขวางในเกือบทุกส่วนขององค์การ รวมทั้งการบริหารและการจัดการ ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ใช่เป็นเพียงเครื่องมือ แต่เป็นองค์ประกอบหลักของการดำเนินธุรกิจและเป็นเครื่องมือหลักสำหรับการบริหาร
กำเนิดระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
พ.ศ.๒๕๑๓ ในประเทศอังกฤษ จากการที่องค์การเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่สารสนเทศด้านกำลังคนไม่พร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ทำให้เกิดการสับสน ไร้ประสิทธิภาพ และซ้ำซ้อน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จึงต้องหาวิธีในการไล่ตามสารสนเทศ ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติขึ้น (Ranieri ๑๙๙๓ : ๓)
ในต้นปีเดียวกัน ในสหรัฐอเมริกา การใช้สารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้เกิดขึ้นพร้อมกับกฎระเบียบทางราชการที่เพิ่มขึ้น เช่น โครงการโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน ซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทันกำหนดเวลาในการรายงานโดยใช้ระบบเก็บบันทึกด้วยมือ และระบบจ่ายเงินเดือนก็ไม่มีข้อมูลที่ต้องการ นักพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบเงินเดือนบางคนได้ลองใส่ข้อมูลพนักงานเข้าในระบบเงินเดือน แต่ก็ยังไม่เพียงพอ และระบบเหล่านี้ยังไม่สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวกับการพัฒนาการบริหาร บัญชีรายการทักษะ หรือการบริหารกำไร นอกจากนี้ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ HRIS แรก ๆ ไม่ได้รวมงานกิจกรรมทรัพยากรมนุษย์เข้ากับงานเงินเดือน จึงเกิดการปฏิบัติที่แตกต่างกันสองระบบ ซึ่งระบบทรัพยากรมนุษย์ (HR) ยังต้องมีการปรับปรุงอีกมากเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์การ โดยการปรับปรุงนี้ใช้ต้นทุนและเวลามากสำหรับผู้พัฒนาที่จะปรับปรุงซอฟท์แวร์ของตนแก่ลูกค้าทุก ๆ ราย
ต้นปี พ.ศ.๒๕๒๓ ได้มี Software packages ออกมาโดยให้ผู้ซื้อสามารถปรับปรุงเท่าที่จำเป็นได้เอง นอกจากนี้ ได้มีระบบที่มีราคาถูกกว่าออกมาซึ่งถือเป็นการคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า ๒,๐๐๐ - ๓,๐๐๐ คน การพัฒนาระบบล่าสุดเป็นการดำเนินการเพื่อการบริหารแผนค่าตอบแทนและกำไรและเพิ่มความสามารถในการรายงานของระบบ ซึ่งยังคงมีปัญหาสองประการคือการขาดผู้ที่มีความรู้ในเรื่องนี้ และเวลาในการใช้ระบบที่ยาวนานโดยมักจะใช้เวลาสองสามปีจากวันเริ่มต้นจนถึงใช้เต็มระบบทำให้ไม่น่าสนใจ
ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล (File systems) โดยระบบแฟ้มข้อมูล เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ซึ่งมีลักษณะที่หน่วยงานต่างเก็บข้อมูลที่จำเป็นของตนเอง ทำให้เกิดปัญหา คือ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ขาดความยืดหยุ่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล ขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันของข้อมูล ข้อมูลต้องขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ ข้อมูลแยกอิสระจากกัน และขาดการใช้ข้อมูลร่วมกัน (ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ ๒๕๔๗: ๑๖๘)
ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
ช่วยให้ประหยัดในระยะยาว และช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร (Ranieri ๑๙๙๓ : ๕) ซึ่งผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงานเป็นไปตามตาราง ๒.๓ ซึ่งตัวอย่างการลดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม ซึ่งจะมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้ โดยใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้บริหารเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน ส่วนผลดีต่อพนักงานคือสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น
ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อการผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์
ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว ทั้งภายในองค์การและผู้ที่อยู่นอกองค์การสามารถใช้สารสนเทศที่ผลิตโดย HRIS (ตาราง ๒.๔) โดยผู้ใช้ภายในองค์การได้แก่ เจ้าหน้าที่ธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายวางแผน นอกจากนี้ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารของฝ่ายต่าง ๆ อาจใช้สารสนเทศหรือสถิติที่เกี่ยวกับงานของตน การจัดคน ผลผลิต และควบคุม การใช้สารสนเทศ HRIS ภายนอกองค์การอาจเป็นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและระเบียบของทางราชการ หรือจากการสำรวจเชิงอาสา (Domsch อ้างใน Ranieri ๑๙๙๓ : ๓) ซึ่งสารสนเทศนี้อาจต้องเป็นไปตามระยะเวลา อยู่ในรูปแบบการวิเคราะห์เชิงสถิติหรืออาจเพื่อพนักงานเฉพาะกลุ่ม นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ก. ในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓) ดังนี้
๑) ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้น
๒) ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
๓) ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น
ข. จากการศึกษาของ Akhilesh (Ranieri ๑๙๙๓ : ๘) ได้กล่าวถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ไว้ดังนี้
๑) ข้อมูลการสรรหาและการทดสอบ
ข้อมูลการสรรหามีความสำคัญในการประเมินกระบวนการสรรหาและคัดเลือก โดยมีข้อมูลสองประการที่สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาได้อย่างถูกต้อง ประการแรกคือการประเมินพนักงานขั้นต้นระหว่างกระบวนการสรรหา ซึ่งอาจเป็นแบบการให้คะแนนตั้งแต่การสัมภาษณ์ครั้งแรกหรือผลการทดสอบ อีกประการหนึ่งคือคะแนนการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานตามระยะเวลา ระบบในการรวบรวมข้อมูลทั้งสองชุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
๒) ประเภทของข้อมูลที่บันทึก
ข้อมูลใน HRIS แบ่งเป็น ๒ ประเภทใหญ่ ๆ คือ
ก) ข้อมูลหลัก เป็นข้อมูลประวัติพนักงานทั่วไปได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ ประวัติการแพทย์ ฯลฯ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ HRIS แรก ๆ
ข) ในระบบใหม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลประเภทที่สอง ซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบ คลุมมากขึ้นเพื่อตัดสินใจ วางแผนทรัพยากรมนุษย์ และวางแผนอาชีพ ข้อมูลที่เก็บปัจจุบันได้แก่ การสรรหาและการทดสอบเพื่อคัดเลือก การประเมินการปฏิบัติงาน ค่าจ้าง และประวัติการทำงาน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังรวมข้อมูลที่มีลักษณะในเชิง “พฤติกรรม” มากขึ้นและเน้นที่ทัศนะคติ (Attitude) การกำหนดรู้ (Perception) และความพึงพอใจ (Preference) ของพนักงาน จะมีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ของบริษัท เช่น โครงสร้างเงินเดือน การฝึกอบรม การคัดเลือกและการจ้าง ความสำนึกของพนักงาน แผนการจูงใจ และการเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้สามารถเปรียบเทียบประเภทของข้อมูลได้เป็นระบบเก่าและใหม่พร้อมด้วยการใช้ข้อมูลดังตาราง ๒.๕ ซึ่งเป็นแนวทางที่องค์การแรงงานสากล (ILO: International Labour Organization) ใช้
ค. สรุป ข้อมูลที่ควรบันทึกไว้ใน HRIS ที่สมบูรณ์แบบ ได้แก่ ข้อมูลบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือก ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติ โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีรายละเอียดพร้อมตัวอย่างที่อาจใช้ในการวิเคราะห์แรงงานและตัดสินใจ
ตาราง ๒.๕ เปรียบเทียบระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) เก่าและใหม่
๑) สารสนเทศบุคคล มักประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ภาษาหลัก อายุและคู่สมรส ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ว่ากำลังจ้างใคร จะจ่ายเช็คไปที่ใด หรือจะติดต่อ
ใครกรณีฉุกเฉิน ซึ่งการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นสารสนเทศที่เป็นปกติประจำดังกล่าว จะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจำนวน ประเภท และระยะเวลาของรายการที่สร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โดยอาจต้องทำรายชื่อพนักงานทุกคนทุกสัปดาห์ เดือน และสามเดือนรวมทั้งรายการที่แยกตามฝ่าย อายุ ภาษาหลัก หรือที่อยู่
๒) สารสนเทศด้านการแพทย์ ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่มีผลต่อการมองเห็น แขนขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย ซึ่งสารสนเทศนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าจะต้องกำหนดข้อจำกัดเฉพาะใด ๆ หรือไม่เพื่อความมุ่งหมายด้านความสามารถในการทำงาน
ทั้งนี้ สารสนเทศทั้งสองส่วนนี้มีจำเป็นต่อการประเมินขีดความสามารถของเกณฑ์การคัดเลือกขั้นต้นเพื่อเลือกผู้ที่มีขีดความสามารถสูง จากนั้นจะสามารถปรับปรุงกระบวนการคัดเลือกถ้าพบว่ามีประสิทธิภาพต่ำในการคัดเลือกผู้สมัคร
๓) ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง บันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงานและใช้ร่วมกับการวางแผนอาชีพและการฝึกอบรม บันทึกตำแหน่งงาน เวลาที่อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การเกลี่ยค่าจ้างในองค์การ อาจทำรายงานต่างๆ ขึ้นเพื่อแสดงตำแหน่ง ฝ่าย กลุ่มอายุ ทักษะและ/หรือระดับการศึกษาที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดเพื่อประเมินความเสมอภาคของการเกลี่ยค่าจ้างขององค์การ
๔) ข้อมูลคุณวุฒิ รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลที่บันทึกอาจได้แก่รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด คะแนนที่ได้รับ สถาบันที่ฝึกอบรม และระดับและ/หรือประกาศที่ได้ บัญชีอาจระบุสถานภาพว่าใครสำเร็จหลักสูตรใด ๆ ใครไม่ผ่านหลักสูตร และหลักสูตรใดที่ต้องการมากที่สุด สารสนเทศนี้จะช่วยองค์การพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
๕) ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดการปฏิบัติงานในแต่ละองค์การจะต่างกันรวมทั้งมาตรการที่ใช้ โดยควรเก็บผลการประเมินของพนักงานทุกคนไว้ สารสนเทศนี้อาจใช้เพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานและนโยบายการเลื่อนตำแหน่งขององค์การ รายงานว่าบุคคลใดที่กำลังเลื่อนตำแหน่ง (ฝ่ายใด ทักษะ กลุ่มอายุ ผู้ที่มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำ ผู้มีความสามารถในการปฏิบัติงานสูง ฯลฯ) จะช่วยให้เห็นรูปแบบและช่วยในการทำนายโครงสร้างองค์การในอนาคต
๖) ข้อมูลการขาดงาน บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ เช่น เดือน สามเดือนหรือปี หรือรายบุคคลหรือเป็นฝ่าย ซึ่งข้อมูลนี้มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น ถ้าสามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในฝ่ายเฉพาะหรือกลุ่มอายุ เมื่อรู้เช่นนี้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุได้
๗) ข้อมูลการร้องทุกข์ เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ ประเภทและบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยสารสนเทศนี้ใช้เพื่อพิจารณาฝ่าย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้จัดการที่มีเรื่อร้องทุกข์มากที่สุด เรื่องการต่อรองที่ร้องมากที่สุด และพนักงานที่ร้องทุกข์ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้สารสนเทศนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกิดขึ้นอีกและเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
๘) ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ การศึกษาโดย Akhilesh ใช้แบบสอบถามสำรวจปัญหางานที่จัดทำโดย Hackman และ Oldham สอบถามพนักงานเพื่อวัดความพอใจในงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความพร้อมรับผิด ความคาดหวังและรางวัล งานเฉพาะที่ยากและงานที่ไม่แน่นอน นอกจากนี้ยังใช้แบบสอบถามพนักงานเพื่อเก็บข้อมูลสำรวจทัศนคติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสื่อสารความรู้สึกของตนกับนายจ้างเกี่ยวกับองค์การ การสำรวจนี้รวมถึงมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท สภาพการทำงาน การสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง โอกาสก้าวหน้า ความสำนึกของพนักงาน ฯลฯซึ่งการสำรวจดังกล่าวทั้งสองสามารถใช้วิเคราะห์เพื่อหาเรื่องที่พนักงานไม่พึงพอใจ เมื่อพบปัญหาดังกล่าว องค์การอาจมุ่งสนใจทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้
ในเรื่องของข้อมูลแล้ว องค์การยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งยากที่จะจัดการข้อมูลพนักงานได้ทุกประเภท HRIS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลในการดำเนินการดังกล่าว แต่ก็มีประโยชน์เฉพาะข้อมูลที่ถูกต้อง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงวิธีที่จะประกันความถูกต้องของข้อมูลใน HRIS
การตรวจสอบข้อมูล HRIS
เมื่อใช้ HRIS ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะรักษาระบบให้มีข้อมูลถูกต้องได้อย่างไร สารสนเทศที่เชื่อถือไม่ได้แม้แต่เพียงชิ้นเดียว จะสามารถลดความน่าเชื่อถือของระบบและงานทรัพยากรมนุษย์ได้ นโยบายการตรวจสอบ HRIS จะประกันความน่าเชื่อถือของข้อมูล การเริ่มต้นที่ดีคือการมีนโยบายตรวจสอบหาข้อมูลที่ขาดหายไปเป็นประจำ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๑) เช่น การตรวจรายงานอาจพบวันเกิดและวันจ้างที่ขาดหายไป แม้สารสนเทศนี้จะดูธรรมดาแต่ก็สามารถทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น ทำให้วิเคราะห์อายุแรงงานผิดพลาดและก่อให้เกิดปัญหากับฝ่ายบำนาญ
ต่อไป ต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บไว้โดยดูแนวโน้มและเปรียบเทียบข้อมูลกับนโยบายขององค์การ สามารถทำการตรวจสอบนี้ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานเงินเดือนต่าง ๆ เช่น ระดับเงินเดือนมักจะร่วมกับระดับการจ่าย สามารถเปรียบเทียบเงินเดือนพนักงานที่เพิ่มขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงของเงินเดือนที่จ่าย เช่นกัน นโยบายองค์การเกี่ยวกับวันเลื่อนตำแหน่งซึ่งมักเป็นวันแรกของการจ่ายเงินเดือน สิ่งที่สอดคล้องกับนโยบายนี้สามารถพิจารณาได้โดยดูวันที่เงินเดือนเปลี่ยน เรื่องที่สำคัญอีกประการคือข้อมูลประวัติเงินเดือน แผนการเกษียณมักขึ้นอยู่กับประวัติเงินเดือนเพื่อพิจารณาเงินเกษียณของพนักงาน สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้โดยลบเงินเดือนที่ผ่านมาออกจากเงินเดือนปัจจุบันซึ่งควรเท่ากับการจ่ายที่เพิ่มขึ้น สามารถคำนวณสิ่งนี้ในห้วงเวลาที่พบข้อผิดพลาด
กระบวนการตรวจสอบต่อเนื่อง จะพัฒนาคุณภาพของสารสนเทศที่ใช้ตัดสินใจธุรกิจและชื่อเสียงของระบบ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ควรตรวจสอบข้อมูลตามปกติและกำหนดความแตกต่างในการตรวจสอบพนักงาน เช่น ไม่ต้องตรวจประวัติเงินเดือนพนักงานใหม่ แต่ต้องตรวจของพนักงานที่พร้อมจะเกษียณ การตรวจสอบตามระยะเวลาเพื่อช่วยกระบวนการตัดสินใจเป็นหัวใจสำคัญที่จะประกันว่าสารสนเทศนี้มีประโยชน์และถูกต้อง
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล
การบริหารบุคคลหรือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นงานสำคัญที่มิใช่เพียงแต่การปฏิบัติงานประจำวันเกี่ยวกับการควบคุมดูแลบุคลากรและค่าจ้างแรงงานเท่านั้น แต่ต้องเป็นการดำเนินงานเชิงรุก (Proactive) การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานช่วยให้งานทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพขึ้น โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ ๕ ประการต่อไปนี้
ก. ความสามารถ (Capability) หมายถึงความพร้อมขององค์การและบุคคลในการประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยต้องพิจารณาความสามารถของบุคลากร ๓ กลุ่ม คือ
๑) ผู้บริหารระดับสูงต้องพร้อมที่จะสนับสนุนด้านนโยบาย กำลังคน กำลังเงิน และวัสดุอุปกรณ์ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์การ
๒) ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และตื่นตัวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ เพื่อให้การทำงานในหน่วยงานมีความคล่องตัวขึ้น
๓) ฝ่ายสารสนเทศที่ต้องทำความเข้าใจและออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม
ข. การควบคุม (Control) การพัฒนา HRIS จะให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของสารสนเทศโดยเฉพาะการเข้าถึงและความถูกต้องของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลจะเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะมีผลต่อชื่อเสียงและผลได้-ผลเสียของบุคคล จึงต้องมีการจัดระบบการเข้าถึงและจัดการข้อมูลที่รัดกุม โดยอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่และความรับผิดชอบในแต่ละงานสามารถเข้าถึงและปรับปรุงสารสนเทศในส่วนงานของตนเท่านั้น
ค. ต้นทุน (Cost) ปกติการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลจะมีต้นทุนที่สูง ขณะเดียวกันก็จะไม่เห็นผลตอบแทนที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงขององค์การทั้งในด้านการขยายตัวและหดตัวซึ่งจะมีผลกระทบต่อบุคลากร ดังนั้นฝ่ายบริหารและทรัพยากรบุคคลสมควรมีข้อมูลที่เหมาะสมในการตัดสินใจ เป็นต้น ขณะเดียวกัน การลงทุนในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งฝ่ายบริหารสมควรต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับจากการพัฒนาระบบว่าคุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่
ง. การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึงการพัฒนาระบบสารสนเทศต้องศึกษาการไหลเวียนของสารสนเทศ (Information flow) ภายในองค์การและความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับสภาพแวดล้อมภายนอก ตลอดจนเตรียมการในการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ เกิดความเข้าใจและทัศนคติที่ดีกับการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้
จ. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive advantage) ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานขององค์การมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพและความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ
๕. ขั้นตอนการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS การรู้ว่าจะเริ่มที่ใดเป็นสิ่งสำคัญ การตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุด ระบบควรมีอะไร ใครที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เป็นงานที่ละเอียดมาก โดยขั้นตอนในการพัฒนา HRIS เป็นไปตามตาราง ๒.๖ (Ranieri ๑๙๙๓: ๖)
ตาราง ๒.๖ ขั้นตอนการสร้าง HRIS
ตัวอย่างการดำเนินการ
๑. กรณีสำนักงานแรงงานสากล (International Labor Office)
สำนักงานแรงงานสากล (ILO) ใช้เวลา ๒ ปีในการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) โดยเมื่อตัดสินใจสร้าง ได้จัดตั้งชุดทำงานประกอบด้วยเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ๒ คน และเจ้าหน้าที่เทคนิคด้านสารสนเทศ ๓ คน เพื่อพัฒนาโครงการ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๕) ชุดทำงานเริ่มด้วยการสอบถามผู้ที่คาดว่าจะเป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศนี้ทุกคน ได้แก่ เจ้าหน้าที่เงินเดือน และผู้กำหนดนโยบายทรัพยากรมนุษย์ในตำแหน่งผู้บริหารระดับกลางและเสมียน เพื่อพิจารณาว่าระบบที่ใช้ปัจจุบันเป็นอย่างไรและต้องเพิ่มงานอะไร ซึ่งให้ข้อมูลพื้นฐานในการกำหนดหลักเกณฑ์ของผู้ใช้ของซอฟท์แวร์ HRIS การตัดสินใจเกี่ยวกับซอฟท์แวร์ ขั้นแรกชุดทำงานต้องตัดสินใจว่าจะพัฒนาซอฟท์แวร์เอง ซื้อระบบใหม่ทั้งหมดจากผู้ขายซอฟท์แวร์ หรือใช้ซอฟท์แวร์ใหม่ที่กำลังพัฒนาสำหรับสหประชาชาติ (UN) แม้การพัฒนาซอฟท์แวร์เองจะมั่นใจได้ว่าสามารถสนองตอบความต้องการเฉพาะของ ILO แต่ก็ใช้งบประมาณสูง และเมื่อเสร็จแล้ว การที่จะปรับปรุงหรือเพิ่มเติมทำได้ยาก จึงตัดวิธีนี้ไป เหลือพิจารณาเพียงอีกสองทางเลือก
ILO ได้จัดทำรายการข้อกำหนดซอฟท์แวร์ มีพื้นฐานจากการสอบถามผู้ใช้เพื่อตรวจสอบซอฟท์แวร์ที่มีอยู่ จากนั้นส่งคำเสนอความต้องการ (RFP) ไปยังผู้ขาย ๑๓๐ รายทั่วโลก โดยได้รับคำตอบ ๖๐ ราย ชุดทำงานสัมภาษณ์ผู้ตอบรับแต่ละรายและจัดลำดับตามการสนองตอบต่อข้อกำหนดของ ILO จากนั้นสรุปผลและตัดรายชื่อเหลือ ๑๕ ซอฟท์แวร์ แล้วติดต่อผู้ขายซอฟท์แวร์ให้เสนอรายละเอียดเฉพาะทางเทคนิค ซึ่ง ILO มีพนักงานทั่วโลกต้องการรับเงินเดือนสกุลต่าง ๆ รวมทั้งเงินค่าเช่าที่รวมอยู่ในการจ่ายเงินเดือนและการปรับจ่ายเงินปันผลย้อนหลังที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ และจะยุ่งยากมากขึ้นเมื่ออัตราการแลกเปลี่ยนเงินเปลี่ยนแปลง ซึ่งซอฟท์แวร์จะต้องสามารถแก้ปัญหานี้ขององค์การ
ชุดทำงานได้ทำการประเมินอีกครั้งและลดรายชื่อผู้ขายลงเหลือ ๓ ราย ผู้ขายแต่ละรายจะมีเวลาหนึ่งอาทิตย์ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมของซอฟท์แวร์ มีการสอบถามผู้ใช้และนักเทคนิคและสร้างภาพจำลองการใช้งานของ ILO มีการใช้แบบประเมินเชิง subjective (มีความคิดเห็นส่วนตัวเข้าเกี่ยวข้อง) ซึ่งหนึ่งในสามระบบสุดท้าย เป็นซอฟท์แวร์ของ UN ชุดทำงานประเมินระบบทั้งสามเป็นครั้งสุดท้ายและตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ UN ใช้ ซึ่งซอฟท์แวร์นี้ก่อปัญหาแก่ ILOเพราะแทนที่จะทำซอฟท์แวร์ให้เหมาะสมกับองค์การ กลับต้องปรับองค์การให้เข้ากับซอฟท์แวร์ แต่ ILO ก็ทำงานอย่างใกล้ชิดกับระบบของ UN ทำให้ระบบเก็บบันทึกน่าจะเข้ากันได้ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดจะสามารถสร้างความสอดคล้อง ระหว่างระยะเวลาการจ่ายเงินกับโครงสร้างองค์การ สรุปแล้ว ILO ใช้เวลาประมาณ ๒ ปี เพื่อเลือกซอฟท์แวร์นับแต่วันที่จัดตั้งชุดทำงาน และกว่าจะใช้ระบบอย่างเต็มที่ก็ต้องใช้เวลา ๒ ถึง ๓ ปี
๒. กรณี Nestle, SA
Nestle, SA มีสาขาหลายประเทศ ที่สำนักงานใหญ่ใน Vevey สวิทเซอร์แลนด์ Nestle, SA ได้ใช้ HRIS ติดตามข้อมูลการย้ายระหว่างประเทศของพนักงาน โดยมีแผนกหนึ่งในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่ประสานงานการย้ายพนักงานทุกคนจากฝ่ายหนึ่งไปอีกฝ่ายหนึ่ง โดยดำเนินการในทุกเรื่องที่จำเป็นเพื่ออำนวยต่อการย้ายพนักงานไปอีกประเทศหนึ่ง รวมทั้งการขายบ้านและรถของพนักงาน การหาที่พักที่ตำแหน่งใหม่ ประสานงานการฝึกอบรมครอบครัวสำหรับการย้ายครั้งแรก และจัดการตรวจทางการแพทย์ก่อนเดินทาง (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๖)
เนื่องจาก Nestle มีพนักงานทั่วโลก จึงต้องมี HRIS จัดเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานที่ย้ายทุกคน เพื่อติดตามข้อมูลการย้ายระหว่างประเทศ เช่น ชื่อพนักงาน ที่อยู่ ผู้ติดตาม (Dependent) ประวัติเงินเดือน ประสบการณ์การทำงาน การศึกษา การฝึกอบรม และความสามารถในการเจรจา (Diplomas) ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูง ฝ่ายฝึกอบรม และฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เท่านั้นที่จะเข้าถึงระบบ โดยผู้บริหารจะใช้ HRIS เพื่อหาว่าผู้ที่มีทักษะเฉพาะไปบรรจุในตำแหน่งว่าง ฝ่ายฝึกอบรมใช้ในการพิจารณาแผนการฝึกในอนาคต ซึ่งฐานข้อมูลที่ละเอียดทำให้งานทรัพยากรมนุษย์ของ Nestle ทำให้สารสนเทศสมบูรณ์ พร้อมต่อการเข้าถึง และมีทุก ๆ ข้อมูล (ในการย้ายข้ามประเทศ) โดยทันที
๓. สำนักงาน ก.พ. (http://www.ocsc.go.th/DPIS)
สำนักงาน ก.พ. พัฒนาโปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม (DPIS: Departmental Personnel Information System) เพื่อเป็นเครื่องช่วยในการบริหารจัดการข้าราชการ และลูกจ้างประจำระดับกรม สนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของกรมที่เกี่ยวกับงานการเจ้าหน้าที่และการจ่ายเงินเดือน เพื่อให้ส่วนราชการมีระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่ใช้เป็นฐานในการวางแผนและการบริหารทรัพยากรบุคคลของส่วนราชการและเพื่อสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่มีมาตรฐาน และสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงาน
ตารางที่ ๒.๗ ข้อมูลที่จัดเก็บในระบบ DPIS
ระบบเริ่มพัฒนาตั้งแต่ พ.ศ. ๒๕๓๑ จนได้เป็นระบบ DPIS Version ๒.๘ เมื่อ พ.ศ. ๒๕๔๒ ต่อมา พ.ศ. ๒๕๔๔ สำนักงาน ก.พ. โดยความร่วมมือระหว่างสำนักบริหารกลาง และศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ได้ร่วมกันวิเคราะห์ออกแบบ DPIS Version ๓ และพัฒนาระบบจนแล้วเสร็จใน พ.ศ. ๒๕๔๖ ต่อมาเปลี่ยนชื่อเป็น “โปรแกรมระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม” เริ่มเผยแพร่โดยการจัดฝึกอบรมให้ส่วนราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ต่อมาเมื่อ ๒ มีนาคม ๒๕๔๗ คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบกับระบบ DPIS Version ๓.๐ ที่สำนักงาน ก.พ. เสนอ และให้นำไปปรับใช้ในทุกส่วนราชการ สำหรับคุณสมบัติของระบบเป็นระบบที่สามารถใช้ได้ทั้งในลักษณะ Standalone หรือระบบเครือข่าย (Network) และสามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมระบบฐานข้อมูลสัมพันธ์ (RDBMS) ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บและรายงานในระบบ DPIS เป็นไปตามตารางที่ ๒.๗ และ ๒.๘
ปัญหาในการดำเนินการระบบ DPIS
การดำเนินการในห้วงระบบ DPIS III ส่วนใหญ่ส่วนราชการต่าง ๆ ได้ดำเนินการมาตั้งแต่ Version ๒.๘ แล้ว จึงไม่ค่อยประสบปัญหาสำคัญ อย่างไรก็ตาม ยังมีปัญหาต่าง ๆ ได้แก่
ก. การไม่ยอมรับระบบ DPIS โดยส่วนราชการที่ไม่ได้ใช้ระบบ DPIS แต่ใช้ระบบที่ส่วนราชการนั้นใช้อยู่เดิม และเห็นว่าดีกว่า DPIS III โดยจะยังใช้ต่อไป จะต้องมีโปรแกรมในการ Mapping ให้เป็นรหัสมาตรฐานด้านบริหารงานบุคคลเพื่อการถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งตามมติ ครม. เมื่อวันที่ ๒ มีนาคม ๒๕๔๗ เกี่ยวกับระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม มีมติให้ทุกส่วนราชการนำ DPIS III ไปปรับใช้ นอกจากนี้ การใช้ DPIS III ย่อมสะดวกในการเชื่อมข้อมูลกับ Smart Card มากกว่า
ข. การใช้และการติดตั้ง ไม่สามารถ Download จาก Web site ได้ หากต้องการใช้โปรแกรมต้องทำหนังสือถึงสำนักงาน ก.พ. เพื่อขอใช้โปรแกรม ส่วนการติดตั้งโปรแกรม DPIS ติดตั้งได้กับระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows ๙๘, Microsoft Windows Me, Microsoft Windows ๒๐๐๐ แต่การติดตั้งกับระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows xp ยังมีปัญหา
ค. ปัญหาอื่น ๆ เป็นปัญหาเล็กน้อยที่เกิดจากการปรับปรุงโครงสร้างกระทรวง ทบวง กรมใหม่ มีบางส่วนราชการที่มีชื่อสายงานใหม่ จะต้องมีการบันทึกสายงานใหม่ในระบบ โดยตรวจสอบจาก Web Site ของสำนักงาน ก.พ. หรือสอบถามสำนักงาน ก.พ. ก่อน
ง. การถ่ายโอนข้อมูลจากเวอร์ชั่น ๒.๘ เป็นเวอร์ชั่น ๓ สำหรับหน่วยงานที่เข้าร่วมโครงการระยะ ๓ จะเริ่มดำเนินการถ่ายโอนข้อมูลประมาณเดือนมิถุนายน ๒๕๔๘ โดยกรณีที่หน่วยงานได้กำหนด Code ของตำแหน่ง สายงาน วุฒิการศึกษา สถาบันการศึกษาเอง เพิ่มเติมใน DPIS ๒.๘ จะต้องทำ Mapping Table ก่อนการถ่ายโอนข้อมูล โดยจะต้องแจ้งให้ทีมงานพัฒนาทราบก่อนที่จะทำการถ่ายโอน นอกจากนี้ หน่วยงานที่มีโปรแกรมของหน่วยงานเอง ซึ่งไม่ใช่ DPIS ๒.๘ จะต้องจัดทำ Program ในการถ่ายโอนข้อมูลเข้าไปยัง DPIS III แต่ไม่ทราบโครงสร้างของ Program DPIS III จะต้องทำหนังสือขอ Data Dictionary ของโปรแกรม DPIS III จากสำนักงาน ก.พ.
จ. กรณีที่ไม่ได้มีการบันทึกข้อมูลบุคคลไว้ก่อน จะต้องบันทึกข้อมูลเข้า DPIS III ก่อน
ตารางที่ ๒.๘ รายงานที่ได้จากระบบ DPIS Version ๒.๘
ฉ. ปัญหาในการจัดตั้งคณะทำงานของส่วนราชการ ยังไม่มีมาตรฐานเดียวกันในการจัดตั้ง โดยจะขึ้นอยู่กับส่วนราชการ ซึ่งส่วนใหญ่มักประกอบด้วย เจ้าหน้าที่ที่ดูแลข้อมูลกำลังคนจากการเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคจากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เป็นต้น
การดำเนินการของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา
41. หน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (U.S. Army Human Resource Command) (https://www.hrm.army.mil)
เพื่อให้สอดคล้องกับการบริหารในปัจจุบัน กองทัพบกสหรัฐอเมริกาได้ตั้งหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (U.S. Army Human Resource Command) เมื่อ ๒ ตุลาคม ๒๕๔๖ โดยรวมหน่วยบัญชาการกำลังพลกองทัพบก (U.S. Total Army Personnel Command) และหน่วยบัญชาการกำลังพลสำรอง (U.S. Army Reserve personnel Command) เข้าด้วยกัน เพื่อลดส่วนบัญชาการให้กะทัดรัด ทำให้ฝ่ายเสนาธิการมีความรวดเร็วและรับผิดชอบยิ่งขึ้น ลดลำดับชั้นการตรวจสอบและอนุมัติ มุ่งที่ภารกิจและปรับปรุงกองทัพบก โดยการดำเนินการของหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ เป็นขั้นแรกในการพัฒนาการกำลังพลของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา
ในอดีตซึ่งปฏิบัติงานใต้ผู้ช่วยเสนาธิการทหารบกฝ่ายกำลังพล ซึ่งเป็นฝ่ายเสนาธิการด้านกำลังพลของกองทัพบก หน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (HRC) เป็นศูนย์กลางการริเริ่มของกองทัพบกในการบูรณาการงานกำลังพลเข้ากับโครงสร้างขององค์การ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการบริหารกำลังพลประจำการและสำรองทั่วโลก หน่วยนี้ได้บูรณาการและประสานระบบกำลังพลทางทหาร เพื่อพัฒนาและใช้ทรัพยากรมนุษย์ของกองทัพบกอย่างสูงสุดในยามปกติและสงคราม ปฏิบัติงานบริหารกำลังพลในการปรับเกลี่ยกำลัง พัฒนา รักษาและเปลี่ยนสภาพทหารประจำการ ระดมกำลังสำรองและผู้ที่ยืดเวลาประจำการ การประจำการชั่วคราว และการเรียกผู้ลาออกกลับเข้าประจำการ
หน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (HRC) มีกองบัญชาการอยู่ที่อเล็กซานเดรีย VA มีหน้าที่เก็บรักษาบันทึกแฟ้มกำลังพล (Official Military Personnel Files: OMPF) ของนายทหารสัญญาบัตรประจำการ และมีหน่วยแยกที่เซนต์หลุยส์ MOมีหน้าที่รับ เก็บ บำรุงรักษา ให้ยืม และส่งบันทึกแฟ้มกำลังพล (OMPF) ของกำลังสำรอง รวมทั้งแฟ้มประวัติ บันทึกการแพทย์/ทันตแพทย์ บันทึกกระโดดร่ม บันทึกการเงิน และบันทึกการบินของกำลังสำรองพร้อมรบ ศูนย์บันทึกและประเมินนายทหารประทวนอยู่ที่อินเดียนาโปลิส IN ทั้งนี้ จะได้มีการรวมหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์พลเรือนเข้ากับ หน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (HRC) ภายในปีงบประมาณ ๒๕๔๘
4.2กรมระบบสารสนเทศกำลังพล (Personnel Information Systems Directorate: PERSINSD)(https://www.perscomonline.army.mil) สังกัดหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ทำให้ภาครัฐและเอกชนต้องใช้ประโยชน์ของพานิชอิเล็กทรอนิกส์ รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ และระบบเครือข่ายเพื่อลดต้นทุนดำเนินการ กองทัพบกสหรัฐอเมริกาได้เปลี่ยนวิธีการบริหารและใช้เทคโนโลยีสารสนเทศดำเนินกิจการของกองทัพบก โดยได้ร่างแผนยุทธศาสตร์บริหารองค์ความรู้ของกองทัพบก เพื่อให้ได้มาซึ่งอาณาจักรแบบรวมศูนย์บนพื้นฐานแห่งองค์ความรู้ที่มีการแบ่งปันความรู้ในกระบวนการประจำวันและการปฏิบัติการของกองทัพบก ซึ่งหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ สนองตอบแนวความคิด “การบริหารองค์ความรู้”อย่างเต็มที่ สนับสนุนงานทรัพยากรมนุษย์ต่อลูกค้าทุกคนได้แก่ ทหารแต่ละคน ผู้บังคับบัญชาและฝ่ายอำนวยการ กองกำลังป้องกันชาติ หรือกำลังสำรอง
๑) ภารกิจของกรมระบบสารสนเทศกำลังพล คือ ทำให้แนวความคิด “การบริหารองค์ความรู้” เป็นจริง โดยการผสมผสานเทคโนโลยีและอินเตอร์เน็ตอย่างสูงสุด กรมระบบสารสนเทศกำลังพล รับผิดชอบในการสร้างเทคโนโลยีสารสนเทศ ให้สอดคล้องกับเป้าหมายการบริหารยุทธศาสตร์ของหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (HRC) โดยกำหนดวิสัยทัศน์เพื่อการเปลี่ยนแปลงด้านกำลังพลของกองทัพบก คือ “สร้างระบบทรัพยากรมนุษย์ของกองทัพบกที่หลากหลายองค์ประกอบซึ่งง่าย ถูกต้อง และเข้าถึงได้”
๒) การจัด กรมระบบสารสนเทศกำลังพล ประกอบด้วย กองบูรณาการกองทัพบก (Army Integration Division), กองระบบทางทหาร (Military Systems Division) และ กองบริการสารสนเทศ (Information Services Division)
4.3ระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS: Personnel Electronic Record Management System) เป็นระบบเก็บข้อมูลกำลังพลทางทหารด้วยคอมพิวเตอร์ที่ปลอดภัย ถาวร สามารถเข้าถึงได้รวดเร็ว และเชื่อถือได้
๑) ภารกิจ ระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS) เป็นระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติเพื่อบำรุงรักษาแฟ้มกำลังพล (OMPF: Official Military Personnel File) ของทหารประจำการและกำลังสำรอง
ระบบนี้ เป็นการสนับสนุนภารกิจการบริหารการบันทึกข้อมูลกำลังพลของกองทัพบกในยามสงคราม การระดมพล และยามปกติ ตามกฎหมายของสหรัฐอเมริกาที่เกี่ยวกับ กำลังทหารและการบริหารการบันทึกข้อมูลโดยหน่วยงานกลาง นอกจากนี้ยังมีระบบเก็บและเรียกใช้เอกสารระบบข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (DSRD: Document Storage and Retrieval System) ที่ใช้ระบบภาพดิจิตอล (ODI: Optical Digital Imagery) รายละเอียดสูงเพื่อจับภาพ บันทึก เรียกใช้ ส่ง และเก็บรักษาบันทึกข้อมูลกำลังพลของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา ซึ่งจะให้การเข้าถึงออนไลน์และการแสดงภาพบันทึกข้อมูลบนจอภาพ รวมทั้งการพิมพ์เอกสารจากส่วนกลางและเฉพาะพื้นที่ เป็นกระดาษสำเนาและ/หรือฟิล์มขนาดเล็กบันทึกข้อมูลคอมพิวเตอร์ (COM: Computer Output Microfiche)
ระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS) ช่วยเสริมคุณภาพการบันทึกข้อมูล เสริมความสามารถในการเก็บบันทึกและเรียกใช้ให้สูงสุด ลดต้นทุนการปฏิบัติการ สนับสนุนคณะกรรมการปรับย้ายแต่งตั้ง และสนับสนุนข้อมูลที่ไม่ใช่เชิงปริมาณที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้าง เก็บ ปรับให้ทันสมัย ดึงข้อมูล และแจกจ่ายแฟ้มกำลังพลทางทหาร (OMPF: Official Military personnel files) แบบอิเล็กทรอนิกส์
Program Office, Personnel Systems Integration Division (PERSINSD), U.S. Army Human Resources Command (HRC) รับผิดชอบการบริหารโครงการระบบบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้านกำลังพล (PERMS) ซึ่งสนับสนุนงานบริหารและดำเนินการกำลังพลต่าง ๆ ในกองทัพบกสหรัฐอเมริกา
๒) งานของระบบบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้านกำลังพล (PERMS)
ก) ปรับปรุง และดำรงรักษาโครงสร้างพื้นฐานระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS)
ข) ให้การสำรอง/กู้คืนข้อมูลที่เสียหาย
ค) สนับสนุนการรับ/ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ง) เสริมความปลอดภัยของระบบ
จ) ขยายประชาคมกำลังพลเข้าสู่ระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS)
ฉ) อำนวยต่อการเข้าถึงของหน่วยงานภายนอก
ช) ออกแบบระบบย่อยนำเข้าข้อมูล COTS
ซ) ปฏิบัติระบบคณะกรรมการคัดเลือกอัตโนมัติ
ด) เสริมความสามารถในการสื่อสารจากที่ตั้งหนึ่งสู่อีกที่ตั้งหนึ่ง
๓) คณะกรรมการควบคุมรูปแบบระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS CCB: PERMS Configuration Control Board) วัตถุประสงค์เพื่อพิจารณาจุดมุ่งหมาย ทิศทาง เป้าหมาย และรูปแบบของระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS) รวมทั้งเฝ้าติดตามประสิทธิผลของระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS) ประเมิน จัดความเร่งด่วน และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญทุกประการทางเทคนิคและงานของระบบ และประกันว่าการเปลี่ยนแปลงที่ใช้ได้จัดทำไว้ในเอกสารระบบบริหารข้อมูลกำลังพลอิเล็กทรอนิกส์ (PERMS)
๔) ความเร่งด่วนในการดำเนินการของคณะกรรมการ
ก) แฟ้มกำลังพลออนไลน์ เป็นแฟ้มประวัติของทหารกองทัพบกสหรัฐอเมริกา เชื่อมโยงผ่านระบบเครือข่าย ระหว่างกองบัญชาการหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ (HRC) ที่ อเล็กซานเดรีย ซึ่งเก็บรักษาบันทึกแฟ้มกำลังพล (Official Military Personnel Files: OMPF) ของนายทหารสัญญาบัตรประจำการ และหน่วยแยกที่เซนต์หลุยส์ที่เก็บรักษาแฟ้มประวัติของกำลังสำรอง รวมทั้งแฟ้มประวัติ บันทึกการแพทย์/ทันตแพทย์ บันทึกกระโดดร่ม บันทึกการเงิน และบันทึกการบินของกำลังสำรองพร้อมรบ รวมทั้งศูนย์บันทึกและประเมินนายทหารประทวนที่อินเดียนาโปลิส กับหน่วยต่าง ๆ ของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา
ข) การบันทึกประวัติกำลังพลกองทัพบกสหรัฐอเมริกาเป็นรายบุคคลเข้าแฟ้มกำลังพลเป็นส่วนรวมของนายทหารสัญญาบัตร และนายทหารประทวน ทั้งทหารประจำการและกำลังสำรอง
ค) ระบบคณะกรรมการคัดเลือกอัตโนมัติของกองทัพบก (Automated Army Selection Board System: SBS) สนับสนุนข้อมูลกำลังพล แก่คณะกรรมการแต่งตั้งนายทหารสัญญาบัตรของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา โดยจัดทำเป็นระบบอัตโนมัติในการจัดเรียงลำดับอาวุโสทางทหาร จำนวนปีที่ครองยศปัจจุบัน คุณวุฒิการศึกษา รวมทั้งคุณสมบัติต่าง ๆ ที่กำหนด เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการดำเนินการแต่งตั้งให้ได้รับการเลื่อนยศตำแหน่งสูงขึ้นของคณะกรรมการดังกล่าว
ง) การสำรองข้อมูล/ความต่อเนื่องของแผนปฏิบัติการ (Continuity of Operations Plan: COOP) ดำเนินการเก็บสำรองข้อมูล ในกรณีที่ศูนย์ข้อมูลกลางที่ใดที่หนึ่งเสียหาย จะสามารถปฏิบัติการได้อย่างต่อเนื่อง
จ) การเข้าถึงแฟ้มกำลังพลทางอินเตอร์เน็ต/อินทราเน็ต ดำเนินการเพื่อให้หน่วยต่าง ๆ และกำลังพลของกองทัพบกสหรัฐอเมริกา สามารถเข้าถึงแฟ้มข้อมูลกำลังพลได้ทั้งทางอินเตอร์เน็ตและอินทราเน็ต โดยไม่จำกัดว่าต้องใช้ระบบเครือข่ายของกองทัพเท่านั้น แต่กำลังพลที่ขอใช้จะต้องขอรับพาสเวิร์ดและชื่อผู้ใช้ จากศูนย์ดำเนินการกลางของหน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์ เพื่อป้องกันบุคคลภายนอกเข้าถึงข้อมูลและเพื่อความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของตน ซึ่งในส่วนของกำลังพลเป็นรายบุคคลจะสามารถตรวจสอบข้อมูลของตนจากที่ใด ๆ ได้และสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้โดยง่าย
ฉ) การส่งข้อมูลจากที่ตั้งหนึ่งไปยังอีกที่ตั้งหนึ่ง เป็นการดำเนินการส่งข้อมูลด้านกำลังพลไปยังที่ตั้งต่าง ๆ ในกรณีที่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ
ง. ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A: Personnel Enterprise System – Automation) เป็นโครงการจัดหา ออกแบบ ใช้ และดำรงรักษาการประมวลผลอัตโนมัติ (Automated Data Processing: ADP) ที่จะประกันถึงการมีระบบโครงสร้างพื้นฐานอัตโนมัติ (องค์ประกอบคอมพิวเตอร์ในการฝึกอบรมอัตโนมัติ การบริการ การติดต่อสื่อสาร ผลผลิต และเครื่องมืออัตโนมัติ) ที่สุดยอด ทันสมัย และเพียงพอเพื่อสนับสนุนกำลังพลรบ PES-A สนับสนุนงานกำลังพลในทุกงาน รวมทั้ง การสรรหาและคัดเลือก และเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารการปฏิบัติประจำวันในกองทัพ (เช่น การรายงานยอดกำลังพล การบริหารกำลังพล การบรรจุตำแหน่ง การบริหารแนวทางรับราชการ การฝึก การสรรหาและคัดเลือก การเรียกกลับเข้าประจำการ และการระดมพล)
ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) ให้ความสามารถในการปฏิบัติงานระหว่างกันของหน่วยกรรมวิธีข้อมูลที่สำคัญของประชาคมหน่วยงานกำลังพลของกองทัพ เช่น หน่วยบัญชาการทรัพยากรมนุษย์กองทัพบกสหรัฐอเมริกา ที่อเล็กซานเดรีย เซนต์หลุยส์ หน่วยบัญชาการเกณฑ์พล ศูนย์กำลังพลกองกำลังป้องกันชาติสหรัฐอเมริกา และหน่วยบัญชาการกรรมวิธีการเข้าเป็นทหาร หน่วยบัญชาการร่วมซึ่งกองทัพบกเป็นหน่วยงานบริหาร ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) เป็นหลักสำคัญของสถาปัตยกรรมการกำลังพลอัตโนมัติของกองทัพบกสหรัฐอเมริกาตั้งแต่ พ.ศ.๒๕๓๐ และมีขีดความสามารถและความยืดหยุ่นอ่อนตัวที่จะสนับสนุนระบบที่เกิดขึ้นในรอบพันปีหน้า ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) สอดคล้องกับยุทธศาสตร์เครือข่ายกองทัพบกโดยสนับสนุนความทันสมัยขององค์ประกอบโครงสร้างอำนาจ ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) สามารถสนับสนุนและเข้าได้กับการริเริ่มการส่งถ่ายข้อมูลกำลังพลและการริเริ่มการบริหารสารสนเทศองค์การ/ยุทธศาสตร์เครือข่ายของกระทรวงกลาโหม
ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) เป็นโครงการบูรณาการเครือข่ายที่กว้างขวางซึ่งบริหารทรัพยากร จัดหา และดำรงรักษาความมีประสิทธิภาพสูงสุดของระบบโครงสร้างพื้นฐานสำหรับเครือข่ายกำลังพลทั้งประจำการ สำรอง และกองกำลังป้องกันชาติ
ภารกิจ ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) ให้โครงสร้างพื้นฐานทางภูมิเทคนิคที่สนับสนุนภารกิจการบรรจุกำลังพลทางทหารของกองทัพบกในยามปกติ การระดมพลและการปลดพล ภัยพิบัติจากธรรมชาติ ยามสงคราม และภารกิจด้านกำลังพลที่กองทัพบก หน่วยกำลังทางบกกองกำลังป้องกันชาติ และหน่วยกำลังสำรองต้องเผชิญ ระบบเครือข่ายกำลังพลอัตโนมัติ (PES-A) เป็นเครื่องมือบริหารกำลังพลและให้สารสนเทศแก่กระทรวงกลาโหม และรัฐสภาในที่สุด
4.5ระบบ Keystone สนับสนุนผู้ปฏิบัติมากกว่า ๒,๕๐๐ คน ณ ที่ตั้งต่าง ๆ ๕๐๐ แห่งทั่วโลก เป็นการขยายขีดความสามารถของคอมพิวเตอร์และการใช้ซอฟท์แวร์ให้สูงสุดเพื่อสนับสนุนโครงการต่าง ๆ จำนวนมากที่เพิ่มขึ้นในเครือข่ายย่อย ซึ่งจะสนับสนุนคณะทำงานริเริ่มของทบวงกองทัพบก การสร้างจุดขายของหน่วยบัญชาการรับสมัครทหารอาสาสมัคร และการออกคำสั่งแต่งตั้งของกองจัดการกำลังพลชั้นประทวน โดยระบบนี้จะให้การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลกลางออนไลน์ตามเวลาจริงผ่านเครื่องลูกข่าย และ/หรือผู้ใช้ที่เข้าทางเครือข่าย
ภารกิจของระบบนี้คือสนับสนุนความต้องการของกองบัญชาการ ทบวงกองทัพบก สำนักงานผู้ช่วยเสนาธิการทหารบกฝ่ายกำลังพล เพื่อจัดกำลังพลให้แก่กองทัพบกในยามสงคราม ยามปกติ และระหว่างการเปลี่ยนผ่านจากยามปกติจนถึงการระดมกำลังเต็มที่ ระบบนี้จะให้การสนับสนุนการเข้าเป็นทหารอาสาสมัครในขั้นแรกในกองทัพบก กำลังสำรอง และกองกำลังป้องกันชาติ การเปลี่ยนสภาพจากทหารประจำการเป็นกำลังสำรอง และการแบ่งประเภทนายทหารประทวนประจำการและกระบวนการปรับย้าย/ปรับเกลี่ย
4.6ฐานข้อมูลกำลังพลแบบบูรณาการ (ITAPDB: Integrated Total Army Personnel Database)
ฐานข้อมูลกำลังพลแบบบูรณาการ (ITAPDB) รับผิดชอบออกแบบ พัฒนา และบำรุงรักษาระบบซอฟท์แวร์ประยุกต์และฐานข้อมูลกำลังพลกองทัพบก (TAPDB: Total Army Personnel Database)
ภารกิจ ฐานข้อมูลกำลังพลแบบบูรณาการจะระบุถึงความจำเป็นในการพัฒนางานบริหารกำลังและการระดมพลกองทัพบกปัจจุบันในประชาคมกำลังพลกองทัพบก (คือ ทหาร พลเรือน และผู้รับเหมา) ซึ่งจะ “แสดงการพัฒนางานที่สอดคล้องกับการเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบกำลังพลของกระทรวงกลาโหมในอนาคต”
